Командировочный лист в 1с 8.3. Бухучет инфо

Один из самых распространённых случаев, когда работникам на предприятии оплачивается средний заработок – это нахождение сотрудника в командировке. Каждая командировка оформляется приказом, в котором указывается фамилия, имя, отчество сотрудника; куда направляется; цель командировки; период нахождения в командировке. Период нахождения оплачивается работнику в соответствии с ТК (далее по тексту Трудовой Кодекс) РФ. В данной статье я хочу наглядно рассмотреть тему, как оформить командировку сотруднику в программе 1С.

Настройка блока зарплаты в программе 1С

Для того чтобы производить начисление зарплаты сотрудникам, необходимо правильно настроить параметры учёта заработной платы. Для этого нужно зайти в программу работнику, который будет выставлять нужные параметры с правами «Администратора». В главном меню открыть раздел «Зарплата и кадры», далее в блоке «Справочники и настройки» найти позицию «Настройка зарплаты».

В нём правильно установить, в соответствии с ТК РФ и Положением об оплате труда все необходимые параметры. Если в программе 1С, Вы не находите документ по начислению командировки, то его нужно создать, в нём будет происходить расчёт по среднему заработку, в случае нахождения сотрудника в командировке.

Документ по начислению среднего заработка, при нахождении сотрудника в командировке, можно создать и специалисту бухгалтерской службы, это не так сложно, да и времени займёт не много.

Для этого заходим в настройках, в блок «Начисление» для создания документа.

Нажимаем на кнопку «Создать», на экране монитора открывается окно, в котором нужно заполнить (выбрать, установить признак) такие позиции:

• Наименование;
• НДФЛ;
• Страховые взносы;
• Налог на прибыль;
• Отражение в бухгалтерском учёте;
• Входит в состав базовых начислений для расчёта начисления «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

В поле:

• «Наименование» можно написать «Оплата по среднему заработку при нахождении работника в командировке»;
• «НДФЛ» установить признак «Облагается», с указанием «Код дохода»;
• «Страховые взносы», выбрать вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
• «Налог на прибыль», установить признак «Учитывается в составе расходах на оплату труда» и выбрать статью отнесения расходов;
• «Отражение в бухгалтерском учёте» выбрать способ отражения.

После этого нажать на кнопку:

• «Записать и закрыть»;
• Или «Записать».

Только после этого, можно производить расчёт среднего заработка, во время нахождения сотрудника в командировке

Сохранение среднего заработка во время нахождения сотрудника командировке в программе 1С

Для оформления в 1С документа, который бы нам произвёл расчёт среднего заработка во время командировки нужно зайти в главное меню раздел «Зарплата и кадры» выбрать блок «Зарплата», а в нём позицию «Все начисления». На экране появится журнал, котором появятся все начисления по сотрудникам за предыдущие периоды. Создаем начисление по текущему месяцу, для этого нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем позицию «Начисление зарплаты».

В документе по начислению, необходимо в шапке документа заполнить такие поля:

• Месяц начисления;
• Организация;
• Подразделение.

Перейдя в табличную часть документа, открываем закладку «Начисление». Из справочника выбираем сотрудника и вид начисления, который вы создали ранее «Оплата по среднему заработку при нахождении сотрудника в командировке», проставляем дни нахождения в командировке, часы и выводим результат. После документ проводим нажимая на кнопку «Провести» и закрываем.

Создавать документы по начислению заработной платы, можно по каждому сотруднику организации или по всем сотрудникам. Тогда для этого нужно нажать на кнопку «Заполнить».

Нудно помнить, что оформление сотруднику командировки связано не только с расчётом по среднему заработку, но и с документальным оформлением направления сотрудника в командировку, с выдачей денежных средств в подотчёт, с оформлением авансового отчёта, с возвратом денежных средств и другим.

Предприятия, отправляя в командировку своих сотрудников, должны выплачивать им командировочные. Суммы выплат за дни нахождения в командировке рассчитываются исходя из среднедневного заработка, рассчитанного по данным за предшествующие 12 месяцев работы данного сотрудника.

Если ваше предприятие использует для ведения учета программу 1С Бухгалтерия 8.3, то в этой статье вы найдете описание, как настроить начисление командировочных с использованием 1С: Бухгалтерия.

Для начисления командировочных нужно внести новое начисление в справочник видов начислений. Для этого нужно пройти по пути /Зарплата и кадры/-/Справочники и настройки/-/Настройки зарплаты/-/Начисления/. В открывшемся списке нужно внести кнопкой «Создать» новый вид начислений.

В поле «Наименование» нужно вписать фразу «Командировочные выплаты» (или назвать так, как вам будет удобно). В поле «Код» нужно внести уникальную кодировку (это могут быть как буквы, так и цифры).

В поле «НДФЛ» нужно установить «точечку» в поле «Облагается» и указать код дохода для обложения НДФЛ. В нашем случае это будет 2000 «Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним».

Настройку, что этот доход выплачивается в натуральном виде (не деньгами) устанавливать не нужно.

При настройке начисления страховых взносов нужно указать, что это «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Так как в статье 420 Налогового кодекса (пункт 1) указано, что командировочные в полном объеме облагаются страховыми взносами.

Затем следует заполнить пункт статьи 255 Налогового кодекса РФ при отнесении этих затрат в расходы для исчисления налога на прибыль. Нужно установить настройку, что данная выплата «учитывается в расходах на оплату труда» и выбрать подпункт 6, статьи 255 НК РФ (это командировочные).

В поле «Отражение в бухгалтерском учете» нужно выбрать способ отражения этих выплат на бухгалтерских счетах. Если в этом перечне нет нужного вида отражения, его следует в нем создать.

В том случае, если ваше предприятие использует один затратный счет для начисления затрат по оплате труда, то скорее всего вам подойдет пункт «Отражение начислений по умолчанию», в котором будет указана стандартная проводка по начислению заработной платы на вашем предприятии.

Если же вы используете несколько затратных счетов, например 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы» или 20 «Основное производство», то нужно из этого перечня выбрать соответствующий. Однако, здесь следует заметить, что и название этому виду начислений следует уточнить. Например, если командировочные будут начисляться административно-управленческому персоналу, то выбирать нужно способ отражения Дт 26 - Кт 70 и название сформулировать так: «Командировочные выплаты АУП».

В том случае, если командировка будет выплачиваться сотрудникам производства, то проводка должна быть Дт 20 - Кт 70. И название нужно сформулировать так: «Командировочные выплаты производственным рабочим».

Затем, когда все уже настроено в этой карточке вида начислений, нужно проконтролировать, чтобы была снята галочка «Входит в состав базовых начислений для районного коэффициента и северной надбавки», поскольку при расчете среднедневного заработка используются доходы сотрудника за предшествующие 12 месяцев, с учетом этих надбавок. И поэтому показатель среднедневного заработка получается уже с учетом этих надбавок.

Выплата настроена и ее следует добавлять при начислении заработной платы соответствующему сотруднику на вкладке «Начисления» с указанием соответствующей суммы.

/ "Бухгалтерская энциклопедия "Профироста"
@2017
24.07.2017

Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета

Чтобы начислить командировочные в 1С ЗУП 3, необходимо задать настройки норм расчета заработной платы (рис. 1). Система автоматически создает виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)».

Рис. 1. Настройка расчета заработной платы

При указании в настройках параметра «Длительные командировки оплачивать помесячно», автоматически установится переключатель в положение «Оплачивать командировку в конце месяца» при создании документа «Командировка».

Расчет командировочных в 1С ЗУП по сотруднику осуществляется с помощью документа «Командировка». Документ является многофункциональным, т.е. работа с документом предусмотрена в 2-х режимах:

• Режим кадровика включает создание документа, заполнение периода командировки, проведение документа (рис. 2):

Рис. 2. «Командировка» в кадровом контуре

В случае необходимости принять другого сотрудника на время командировки в документе «Командировка» на вкладке «Главное» необходимо указать признак «Освободить ставку на период командировки».

При указании признака «Командировка на неполный день/внутрисменная» становится активно поле для указания часов внутрисменной командировки и вытесняемого планового вида времени (рис. 3):

Рис. 3. Внутрисменная командировка

Если в стаже ПФР работника необходимо указать факт его работы в командировке в местности с отличными от основного места работы условиями, то на закладке «Стаж ПФР» следует указать их значение на период командировки (рис. 4).

Если командировка не входит в льготный стаж ПФР, то необходимо проставить соответствующий признак (рис. 4).

Рис. 4. Вкладка «Стаж ПФР» документа «Командировка»

• Режим расчетчика включает в себя расчет документа, проведение документа в расчетном контуре (рис. 5):

Рис. 5. Документ «Командировка» в расчетном контуре

При указании признака «Расчет утвердил» документ считается утвержденным в расчетном контуре и позволяет отразить командировочные в системе 1С ЗУП 3.

Если время командировки сотрудника является переходящим с одного месяца на другой, то на форме документа во вкладке «Главное» доступен блок «Оплата длительной командировки» (рис. 5).

При указании признака «Оплатить период командировки целиком» командировка будет оплачена полностью за весь период и отражена в учете в текущем документе.

При указании признака «Оплачивать командировку в конце каждого месяца» система посчитает часть командировки, приходящуюся на месяц начисления. В нашем примере на месяц начисления – Февраль 2017, приходится 1 день командировки – 28.02.2018, и сумма – 2100 рублей (рис. 5).

Оставшаяся часть командировки будет рассчитана при очередном расчете заработной платы в документе «Начисление зарплаты и взносов» в марте 2018 (рис. 6).

Рис. 6. Начисление части командировки в документе «Начисление зарплаты и взносов»

При наличии нескольких видов расчета, начисляемых документом «Командировка», система позволяет выбрать необходимое начисление.

Для расчета командировочных в 1С ЗУП сотрудникам по форме Т-9а необходимо использовать документ «Командировка группы». Для отражения командировки в учете ввода документа «Командировка группы» недостаточно. После ввода группового документа необходимо отразить факт командировки документами «Командировка». Для одновременного ввода документов по всем сотрудникам необходимо нажать на ссылку «Оформить отсутствия» под табличной частью. Документ является многофункциональным, работает в 2-х режимах – кадровом и расчетном.

Командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы

Расходы, возмещаемые работодателем сотруднику в период командировки (ст. 168 НК РФ), отражаются в отчетности по страховым взносам.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ, абз.12 п.3 ст. 217 НК РФ расходы за период командировки не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они:

• Не превышают 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ;
• Не превышают 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с сумм превышения ему необходимо будет удержать НДФЛ и начислить страх.взносы.

Для отображения трат в командировке в пределах нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 7):

Рис. 7. Настройка трат в пределах нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 8):

Рис. 8. Расходы за период командировки в пределах нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Для отражения расходов за период командировки сверх нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 9):

Рис 9. Настройка трат сверх нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 10):

Рис. 10. Расходы сверх нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Расчет страховых взносов с командировочных расходов, начисленных сверх нормы, осуществляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Досрочный возврат из командировки

По решению руководителя сотрудник может быть досрочно отозван из служебной командировки. Законодательно этот момент не регулируется. Работодатель самостоятельно решает, как это сделать.

В программе 1С ЗУП 3 существует 2 варианта оформления возврата из командировки:

• Если период не закрыт, то исправляется исходный документ «Командировка».
• Если период закрыт, произведена выплата командировки или сформирован документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете», то необходимо воспользоваться механизмом исправления документа.

Необходимо выбрать один из вариантов исправления:

• Ввести документ-исправление. В кадровом контуре в нижней части документа появляется ссылка «Исправить» (рис. 11). При нажатии на ссылку создается новый документ, а исправленный документ блокируется. В нижней части нового документа появляется подсказка «Документ является исправлением другого документа». Расчетчик рассчитывает исправленный документ. Способ исправления подходит для случаев изменения периода командировки.
• Полностью отсторнировать документ. В расчетном контуре в нижней части документа появляется ссылка «Сторнировать». При нажатии на ссылку создается документ «Сторнирование начислений» (рис. 12), а исправленный документ блокируется. Способ исправления подходит для случаев полной отмены командировки.

Рис. 11. Исправление документа «Командировка» - кадровый контур

Рис. 12. Исправление документа «Командировка» - расчетный контур

Перерасчет оплаты происходит исходя из среднего заработка сотрудника, рассчитанного на момент отправки в командировку.

При проведении документа-исправления в табеле учета рабочего времени проставляется плановое время сотрудника по его графику работы.

Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:

В кассовых документах нужно добавить документ , с помощью кнопки Выдача:

Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:

• Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
• Получатель – командировочное лицо.

Реквизиты печатной формы:

• По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
• Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
• Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:

Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.

Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:

Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:

Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:

Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).

Если не используется Клиент-банк

• Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
• Сотрудник – командировочное лицо;
• Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
• Поставить галочку Оплачено.

Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:

Если используется Клиент-банк

Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:

Как оформить командировку в 1С 8.3

По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.

Возмещаемые командировочные расходы:

• Расходы на проезд;
• Расходы по найму жилья;
• Суточные расходы;
• Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

Для отражения командировочных расходов . Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:

Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:

• Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
• Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
• Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
• В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
• Воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов;
• Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
• Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:

Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).

Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.

В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:

• Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
• Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.

Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:

и отображается в Книге покупок:

Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:

Учет командировочных расходов в 1С 8.3

Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:

Возврат неиспользованных средств

Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:

В созданном документе необходимо проверить данные: